便利商店進入營運管理時代——萊爾富導入PDA 以POM取代POS
繼??投嘤诘陸c上宣布投資2億臺幣預算,導入資訊化系統后,臺灣萊爾富便利商店亦于2001年12月中旬發表全面導入功能超越GOT、HT的企業型PDA,正式發展門市資源整合經營管理系統。
萊爾富自2001年12月起,將目前最熱門的個人數碼助理——PDA導入門市操作,宣告其在便利商店經營管理上,已超越POS(Point of Sales,時點銷售管理系統),進入所謂POM(Point of Management,電子化時點記錄或稱門市資源整合經營管理)時代。萊爾富驕傲地說,在亞洲流通業市場上,這是首創。
導入緣由
便利商店的經營特色有三點,一是走動式管理:賣場、后場隨時隨地在執行營運中;二是單品管理:每一個商品必須依進銷存等作精確管理。三是商品管理:每一家門市必須依照總部規范作業,如商品陳列、POP張貼等。
根據這三大特點,萊爾富評估門市資訊系統的需求至少應包括:1、圖形畫面:單品管理資料圖形化,快速準確下判斷。2、臺賬管理:以系統操作流程達到臺賬管理。3、行動(即移動—本刊注)工具的輔助,使得隨時隨地可以執行操作。4、整合POS系統資訊,將前后臺作業整合。為滿足以上需求,萊爾富決定導入PDA訂貨,設計所謂“門市行動電腦系統”。
主導萊爾富資訊專案的總經理室主任張民權表示,在導入PDA之前,也曾考慮與同業一樣采用GOT(Graphic Order Terminal,圖形指令終端)或HT(Handle Terminal,手持終端),甚至Web Pad等,但發現這些既有硬體在設計上都各有缺點,不是造價昂貴,就是功能有限。后來看到雜志上一篇報道,介紹一家資訊公司將PDA帶進醫院,成功使醫界管理提升,“如果PDA可以協助一位醫師管理一萬多名病人再加上一萬多種藥品的話,為什么不能解決便利商店這區區一、二千種商品呢?”張民權心想。于是PDA導入門市操作的想法開始成形,并一步步實現。而前述的這家廠商也就成為了萊爾富合作開發專屬系統的伙伴。
選最好的
7-ELEVEN、??投嘁?/SPAN>GOT為訂/驗貨輔助工具,“全家”則以HT為訂貨輔助工具。通過分析目前各便利商店業者所使用的門市管理輔助工具,萊爾富副理趙坤仁表示,萊爾富的“PDA門市行動電腦系統”與同業最大不同點在于,除了將訂貨作業設計在PDA上之外,還把不良品、變價、報廢輸入作業等設計進去,并納入以電子化方式作業的商品管理及店務管理。系統不僅能運用在門市訂貨與驗貨上,整合進貨、銷貨、存量、不良品報廢、變價、停售、查詢等全套商品管理作業流程等,提供門市完整的“商品管理”解決方案,甚至能更進一步擴展至“店務作業” 與“資訊查詢回應”。
總之,PDA門市行動電腦系統包含了訂貨、商品管理、臺賬、商品查詢、店務管理、即時資訊等六大系統。門市職員只要將PDA放在同步座上,將資料傳到S/C(Store Controller),再由S/C透過數據機傳回總部即可,不但可減少行政表單印刷費用,也可大幅提升門市人員工作效率。此外,總部的管理單位亦可透過全程的電子化時點記錄POM,清楚控制門市管理操作動態。
趙坤仁說,GOT、HT方式無法克服門市現場操作管理的一些盲點,例如人力成本、全套商品管理與頻繁促銷活動等。因此,萊爾富選擇了導入PDA作業系統,將既有POS系統的功能全面改寫、提升,并整合PDA行動工具的電子化記錄,推出全方位的零售業POM。該系統預期將可有效降低庫存、管理費用和人力成本。萊爾富第一批PDA門市行動電腦系統將導入50家門市,預計2002年6月以前全系統750家門店架構完成??傆嫲?、硬體的投資金額為2000萬元。
PDA優劣勢分析及機種選擇
決定導入PDA之后,在品牌的選擇上萊爾富有幾個考慮:1、操作系統是開放的,2、節省成本,3、具擴充性,4、CPU要快。幾經取舍,萊爾富決定使用HP最新上市、市價約2.2萬元的JOMADA 568,采用中文版Pocket PC 2002作業系統與彩色圖形介面(GUI)的環境,并使用IntelStrong ARM Processor 206MHz,不僅操作簡易、方便而且更人性化。張民權表示,HP的這款新機種,與其說是PDA,不如說是Pocket PC更為貼切,它幾乎等同于一臺286電腦。
此外,在PDA的機身部分,除附有保護螢幕之外,它的電池還可像手機一樣抽換。在今后門市將長時間、頻繁使用的情形下,比起其它電池與機身一體化的機種更為方便且節省成本。不過,PDA的“紅外線掃描”及“無線傳輸”二項特殊擴展功能,考慮到現階段使用情形及成本,目前暫不設置,只在PDA中保留了擴充的空間,隨時都可以增加這些功能。
雖然PDA具有以上多項優點,但相對講,卻有易遺失、怕碰撞的缺點。對此張民權表示,除設定員工開機密碼,依個人權責限制其作業外,在PDA內也特別設定了只要PDA離開機座20米遠系統便會自動關閉、無法操作的限制。同時,目前正在制作的PDA吊帶及手握護套,也是加強保護的措施之一。
他同時指出,未來便利商店應用PDA時,應進一步將前線與后勤管理功能整合起來。目前大部分PDA所匯集到的資料很少被應用到管理、營運領域,若能發展出POM的經營管理“時點”功能,PDA的應用才能更為靈活。萊爾富未來也計劃將POM植入S/C系統,透過管理資料時段統計與量化等方式設計,配合傳統POS系統銷售資料綜合分析,讓店長與總部管理者能真正精確掌握“單店營運管理模式”。
實質效益分析
經過對實際作業的測試,萊爾富表示,PDA帶來的實質效益包括:單品訂貨準確率達80%以上,節省重復輸入及庫存判斷時間達70%,同時由于門市行銷指導等畫面作業可改由PDA傳輸,因此可以減少一年約200余萬元的印刷費用及營銷費用,而借由單品管理的系統設定而非臺賬管理,門市員工在訂貨時可以清楚掌握A/C級商品。另外,今后總部與各分支職能部門能即時掌握門市資訊,無論是商品資料、調查事項還是交辦事項等,皆可以得到門市立即回應。以往一項門市調查須至少半個月的作業時間,但今后一天就可以將資料歸集完畢。整體而言,門市資訊管理的時效可以提高4~6倍。
萊爾富資訊化三階段進程
第一階段重點為門市導入POS,達到單店/單品管理。萊爾富總部從1998年開始規劃導入POS,1999年全面鋪設POS機臺,至2000年6月全系統架設完成。完成POS系統的建置后,萊爾富進入現正進行的第二階段——導入PDA,實現店務資訊化目標。這個階段從2000年9月開始規劃,至2001年11月正式作業,5家門市完成測試,12月底鋪設50家店,預計2002年6月以前全系統導入。第三階段的資訊化在2002年6月以后開始,將逐步完成門市與行銷單位物流的整合。
原作者: 江美葉
來 源: 《流通快訊》