協同發展的最高境界－知識管理

     協同是什么？從字面意思來看，協同可以簡單的理解成互相配合。隨著中國企業管理和IT技術的結合，協同引申成為相互配合的軟件，也就是輔助多人多組織共同完成事務的管理軟件。協同軟件的管理思想核心是：互相配合和協作。
    
     協同軟件的出現改善了人們的工作協作方式，給企業搭建了一個協同的IT平臺。協同軟件已經走過了5年多，它曾經賦予了傳統OA新的生命力。但在信息知識化的今天，企業辦公協同已經基本成熟，協同將如何創新的發展，讓IT支撐企業管理已經成了一個新的話題。
    
     協同軟件主要包含群組協作管理，如：工作流管理、項目管理等等；各種通信軟件，如E-Mail、即時通信、RTX、VoIP等。網絡、通信技術的發展和用戶全球化等新需求的提出，協同軟件概念也被賦予了新的含義，例如結合了Internet、工作流、即時通訊和SOA等多種技術和手段?；蛘呖梢哉J為：協同辦公、協同政務、協同商務等協同應用，以及工作流管理、項目管理、信息門戶等協同平臺，電子郵件、即時通訊、遠程視頻、流程編輯器等協同工具，組成了我們現在意義上的協同軟件。從功能來看協同軟件的核心在于搭建了一個信息及時傳遞交互的平臺，并通過引入工作流（即電子流程）來規范企業的協同辦公。
    
     首先我們來分析協同基礎功能：信息及時傳遞交互。企業協作辦公本質就是信息及時的在各個部門傳遞，人們通過獲取的信息然后做出相應的工作。企業各個組織人員之間按照統一的節奏流暢的進行協同工作，那么就象流水線生產那樣可以大大的提高企業辦公效率，減低成本。但為什么企業在沒有上協同軟件之前辦公效率就難于得到保障？企業協同辦公是隨著科技的進步的發展的，企業初期人們是用紙制文檔或者口頭表達來傳遞信息，大部分時間浪費在信息傳遞途徑中。隨著電話傳真的運用，加快了信息傳遞的過程。到了IT技術成熟的時代，協同OA完成了信息的及時傳遞、反饋及歸檔，規范了信息傳遞，提高了辦公效率。其次我們從協同軟件的新亮點工作流管理來看：工作流管理是人與計算機共同工作的自動化協調、控制和通訊，在計算機化的業務過程上，通過在網絡上運行軟件，使所有命令的執行都處于受控狀態。在工作流管理下，工作量可以被監督，分派工作到不同的用戶達成平衡。工作流管理能夠帶給企業管理方面的價值是提升執行力。綜合來說，協同的最大的價值提升了企業的信息交互能力，規范了企業的內部管理流程。
    
     協同能給企業帶來什么？
    
     我們深入的分析協同究竟給企業帶來了什么，信息交流溝通的IT平臺？企業來說工作流的規范？除此之外呢？就企業運營和增值來說，最核心的并不是信息的交互過程與及這個平臺，而是支撐決策和產品增值的知識。組織間的信息交互順暢便捷了，相互協作也規范化了，那如何提高交互信息的準確和質量呢？協同打通了企業信息知識交互，工作流舒暢的途徑，但并不關注對信息和知識本身進行管理，改善知識創新的生命周期促進創新的知識能真正增值于業務。這樣我們就不難理解，協同相當于一條高速公路，而公路的最大價值體現于路上行駛的高質量的車所帶來的價值。
    
     我們回顧大部分企業協同之路：“公路”已經修好，但實際在路上行駛的車輛非常少，甚至質量非常低；取得效果遠遠不能達到預期，然而這也畢竟不是“公路”的錯，畢竟“公路”本身不能決定任何提高行駛車輛的質量。同樣，企業管理是一個系統性的管理生態鏈。協同確實曾經促進了中國企業管理水平的提升，但在一個工作流規范、信息交互暢通的企業來看協同如何支撐整個企業管理體系呢？
    
     知識管理是協同至高境界
    
     隨著企業管理水平的提升，管理方面出現的最大的矛盾由原來的缺乏IT平臺及工具的支持轉移到如何提高決策、信息質量和知識創新上來。組織及個人在各自的分工崗位上需要作出正確的對業務的決策，這就必然需要及時了解全面的高質量的信息，并且需要過去的一些經驗、相關聯的知識做支撐。無論是決策還是具體的操作工作，如果有理論的指導和相關經驗知識的參考，那么企業管理和運營效率和準確性將有非常大的提升。另一方面現代企業的核心競爭力也從原來生產資料轉移到以知識創新為基礎?？梢姙榱诉m應企業管理和競爭力的高速發展和變化，協同所能發揮作用已經成為瓶頸。然而如何系統的全面的支撐企業管理和競爭力？這就必然需要加強對知識的管理，運用知識來支撐工作流，促進知識的創新。協同也應該從組織協同、工作流的協同發展到企業發展的核心：知識的“協同”——知識管理。
    
     知識管理如何取代傳統協同幫助企業真正提升系統的管理水平提高企業核心競爭力？首先，知識管理是一種系統的管理思想，主要是企業或組織運作中管理層面上的問題，同時也貫穿的整個企業業務體系的運做。知識管理不僅是針對知識本身的管理，包括對知識的生產、儲存、傳遞、應用和創造；還包括對與知識有關的各種資源、無形資產及相關活動的管理，涉及知識組織、知識管理工具、知識資產、知識活動、知識人員等的全方位、全過程的管理，并且包括結合企業業務活動和其它管理活動運用知識管理的思想進行的管理。其次知識管理關注知識對組織和業務的支撐，利用過去積累的知識對決策活動和操作工作進行支撐，大大的縮短決策和操作過程時間、也極大提高了決策和操作的質量。更重要的知識管理將改善知識生命周期，加快知識創新。
    
     如何實施知識管理？
    
     知識管理具體在企業中如何實施呢？總的來說可以分為管理角度和IT角度來進行。
    
     從管理角度來進行：知識管理應該分四步走。（1）知識管理現狀調研。這個階段開展知識管理的切入點，是全面了解企業知識管理狀況，掌握管理問題，提出企業知識管理關鍵方針舉措的重要過程。（2）知識梳理階段。本階段主要結合企業戰略、流程和崗位進行知識梳理，首先從戰略層面建立企業知識體系，然后對知識體系中個分支知識結合業務流程和崗位進行詳細PDC分析，找出關鍵知識的存在形態，掌握及運用情況，具體對這些情況進行分析原因。（3）知識管理規劃。本階段主要針對企業知識管理提升做規劃。通過知識梳理階段結論針對每一個細節的關鍵知識進行提升方案的設計；結合企業戰略制定知識管理原景策略，結合流程和崗位制訂企業的知識管理制度并且建立知識管理績效考核及獎勵方案。（4）知識管理IT需求分析。在這個階段結合知識梳理和知識管理規劃階段的成果進行分析，設計適合企業的知識管理IT平臺。用IT來支撐和規范知識管理。
    
     從IT角度來進行：首先應該明確IT或者說知識管理IT系統不是知識管理的全部，知識管理是一種體系化的管理思想。IT是支撐知識管理初期最有效的工具，所以我們必須從知識管理管理角度出發，思考需要并且可以被IT實現的知識管理方法。綜合了藍凌實施的100多家知識管理IT系統和20多家知識管理咨詢項目來看，目前企業實施知識管理IT系統主要運用了以下幾個層面來支撐。（1）功能層：業務文件管理、競爭信息管理（分類、權限、流程、版本等）；經驗知識管理（流程表單庫、規范制度庫、方法模塊庫、工作總結庫、經驗案例庫、公共知識庫、專家網絡庫）；群組協作管理（項目工作室、知識社區、導師工作室）；崗位能力素質管理（素質地圖、素質評價、素質提升等）；知識地圖；CKO工具箱（規劃、跟蹤審計、統計排行、報表）。（2）機制層：知識沉淀（版本機制、收藏機制）；知識傳播（發布機制、門戶機制、搜索機制、訂閱機制）；知識推進（催辦機制、點評機制、推薦機制、積分機制、關聯機制）；知識安全（權限機制、設計機制）；支撐保障（流程機制、溝通機制、關聯機制、幫助機制）。（3）展示層：通過功能層和機制層的結合，然后在展示層里以人為出發點進行各種門戶的配置展示，公司門戶、部門門戶、個人門戶、項目門戶。
    
     綜合來看協同和知識管理是一個企業不同發展階段的關注點。做為協同發展的最高境界，知識管理是一個更加體系化的管理思想，必需融合進其他管理思想從企業管理、文化、IT技術來綜合考慮，最終才能最大化的提升企業管理水平，增強企業競爭力。