向三星學習如何高效開會的九條鐵則

發布人：admin     日期：2014-05-20

德魯克說，凡是會議過多，一定是管理出了問題，會議運營管理能體現一家公司的管理水平。 作為韓國第一大企業，同時也是一個跨國的企業集團，三星集團包括眾多的國際下屬企業，旗下子公司有：三星電子、三星物產、三星生命、三星航空等等，業務涉及電子、金融、機械、化學等眾多領域。 美國《財富》雜志評選為世界500強企業之列，三星電子是旗下最大的子公司，目前已是全球第二大手機生產商、全球營收最大的電子企業，在2011年的全球企業市值中為1500億美元。 三星集團是家族企業，李氏家族世襲，旗下各個三星產業均為家族產業，并由家族中的其他成員管理，目前的集團領導人已傳至李氏第三代。 2005年11月10日以來，三星電子將實施整體市場營銷戰略，來取代單獨的市場營銷計劃，以增強其市場力量，并用高質量的產品提升品牌價值。在“Wow（驚嘆）、Simple（簡單）和Inclusive（親和力）”的品牌理念指導下，三星電子正在展開一個全球范圍的品牌推廣活動。 三星的巨大成功離不開強有力的中控平臺，就是高效的“會議文化”體系，三星在90年代的崛起，李健熙首先發起公司的“會議文化”改良，建立良好的會議文化，擯棄官僚作風。今天與大家分享三星公司如何高效開會的？更多信息請關注東方出版社最新出版的《三星的邏輯：只有第一才能生存》，對于中國企業來說，先要掌握三星的邏輯，才是學習三星的根本之道。 一、凡是會議，必有準備 在三星，永遠不開沒有準備的會議，會議最大的成本是時間成本，會議沒有結果就是對公司的犯罪，沒有準備的會議就等于一場集體謀殺。所以，在三星重大的會議由事先檢查制度，沒有準備好的會議必須取消。在會議前，必須把會議材料提前發給與會人員，與會人員要提前看材料并做好準備，不能進了會議室才開始思考。 二、凡是會議，必有主題 在三星，開會必須要有明確的會議目的，在會議準備的PPT前3頁PPT，必須顯示會議主題。沒有主題和流程的會議，就好比讓大家來喝茶聊天，浪費大家的生命。會議的主題，要事先通知與會人員。 三、凡是會議，必有紀律 在三星，開會設一名紀律檢查官（一般由主持人擔任）議前先宣布會議紀律，對于遲到要處罰，對于會議上不安流程進行要提醒，對于發言帶情緒要提醒，對于開小會私下討論的行為要提醒和處罰，對于在會上發惡劣脾氣和攻擊他人行為進行處罰。 四、凡是會議，會前必有議程 要在會議之前明確清楚的會議議程，會議運營人員并要在會前書面發給各參加會議的人員，使他們能了解會議的目的、間、內容，使他們能有充分的時間準備相關的資料和安排好相關工作。每一項討論必須控制時間，不能泛泛而談，海闊天空。 五、凡是會議，必有結果 開會的目的就是解決問題，會議如果沒有達成結果，將是對大家時間的浪費，所以，每個人都要積極的參與到會議議程中來，會議監督官有權利打斷那些偏離會議主題的冗長的發言，會議時間最好控制在1.5-2H以內，太長的時間會超過人的疲勞限度。會議主持人要設置時間提醒，現在還有60分鐘，還有30分鐘，還有10分鐘。會議的決議要形成記錄，并當場宣讀出來確認。沒有確認的結論，可以另外再討論，達成決議并確認的結論，馬上進入執行程序。 六、凡是開會，必有訓練 三星把培訓是看成節約時間成本的投資，讓員工快速成長。培養員工，讓員工減少犯錯，提示技能，本質是提高了時間價值。 三星，有專門針對如何開會的培訓，對每個層級的員工都有足夠的“會議訓練”，而中國許多企業缺乏這樣的培訓：如何開會，如何主持，如何記錄，如何追蹤，如何對待分歧，如何會場匯報等的。這些必要的訓練，會讓公司的會議變得高效。（三星如何高效開會，東方出版社最新奉獻日本組織促進協會“向會議要效益”系列圖書，本系列圖書共四本，《向會議要效益1：好會議是策劃出來的》、《向會議要效益2：視覺化你的會議》、《向會議要效益3：讓會議抓住焦點》、《向會議要效益4：用會議激活團隊》，此套圖書是每一位經理人都需要學習的。） 開會難免有意見不一或者爭論，如果處理不好，就會影響開會的效果，適當注意一些藝術和技巧，就會化險為夷，例如要盡量做到在會上公開稱贊、私下批評，在會中要做到就事論事，對事不對人，爭論時也要尊重別人，不可惡意批評別人，對他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱贊，對意見不同也要注意措詞，不能傷害別人的自尊，特別是有上級人員參加時更要注意，千萬不能為了體現自己而貶低他人。有時候要采取民主集中模式，開放心胸，容納意見，要開放自己的心胸去傾聽別人的意見，不要被自己先有的立場所左右，不要將你的結論強加于人，如果你要公布既定的政策、決定，要在事前說明不容討論，需要與會人員討論的一定不能是既定的決議。 七、凡是開會，必須守時 設定時間，準時開始、準時結束：準時開始、準時結束實際上就是尊重別人的時間，開會一定要準時，并要對每個議程定個大致的時間限制，一個議題不能討論過久，如不能得出結論可暫放一下避免影響其他議題。如一個議題一定要有結論的話要事先通知與會人員，使他們有思想準備。 八、凡是開會，必有記錄 一定要有一個準確完整的會議記錄，每次會議要形成決議，會議的各項決議一定要有具體執行人員及完成期限，如此項決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說明，避免會后互相推諉，影響決議的完成，這點特別重要，企業的各級管理人員經常會犯的一個毛病，由于會議沒有形成決議，導致會議的作用沒有體現出來，更會讓一些管理人員誤認為開會沒有意義，直接影響其不想主持開會或者參與開會。 九、凡是散會，必有事后追蹤 記住“散會不追蹤，開會一場空”。加強稽核檢查：要建立會議事后追蹤程序，會議每項決議都要有跟蹤、稽核檢查，如有意外可及時發現適時調整，確保各項會議決議都能完成。很多企業管理人員都沒有這樣的意識和習慣，企業的高層也缺乏這樣的要求。 十、最后請記住三個簡單卻很有意義的公式 ①開會+不落實=零 ②布置工作+不檢查=零 ③抓住不落實的事+追究不落實的人=落實。

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