董事會秘書的職業風險及有效防范

發布人：admin     日期：2009-06-22

隨著中國證券市場的發展，董事會秘書職業隊伍也得到了迅速的發展，董事會秘書的職能及作用在證券市場規范化發展中越來越顯示出它獨特的專業作用。與此同時，董事會秘書的職業風險及如何防范的問題也隨之擺在我們面前。 　　董事會秘書的職業風險 　　董事會秘書的職業風險主要來自于以下兩個方面： 　　首先，董事會秘書的職業風險來自于公司的外部。董事會秘書在中國有關法律、法規上的認同，最早起源于國務院根據《公司法》第85條及155條頒布的《關于股 份有限公司境外募集股份及上市的特別規定》，該規定第15條明確了董事會秘書為公司的高級管理人員。而后國務院證券委、國家體改委頒布的《到境外上市公司 章程必備條款》以及中國證監會頒布的《上市公司章程指引》，特別是上海和深圳證券交易所的《股票上市規則》中有關章節都確定了董事會秘書這一職位，并規定 相應的職責和作用。 　　董事會秘書是公司的高級管理人員，承擔法律、法規及公司章程對公司高級管理人員所要求的義務，享有相應的工作職權，并獲取相應的報酬。 　　事實上，由于上市公司的規模、領導層的認識、企業文化的不同及董事會秘書本身素質的差異，往往造成董事會秘書執行有關職責時，在承擔責任、工作標準、工作職 權及相應報酬等方面存在較大的差異。造成這種現象的主要原因，是由于在有關規定中對董事會秘書有嚴格的任職資格及任免程序，有較明確的職權范圍，但對董事 會秘書承擔什么樣的責任界定不夠清晰，對如何保證董事會秘書行使其職權，則表述較少，由此造成了董事會秘書在行使職權時的不確定性。 　　從另一個方面考慮，董事會秘書的職權主要反映在與交易所的聯絡、協調和組織上市公司信息披露事宜、與投資者及新聞媒體的聯絡、董事會內部的管理等方面。是處在 公司與外界的交匯點，也是公司與外界矛盾的交匯點。目前我國證券市場處在發展時期，有關法律、法規還在不斷地建立和健全，由此也造成董事會秘書在行使職權 中的困惑。而一旦出現問題，董事會秘書首當其中，必然要負有關責任。 　　第二，董事會秘書的職業風險來自于公司內部。由于中國證券市場的特殊性，上市公司中大部分是由國有企業改制而成的。而這些公司在完成上市籌集資金之后，很多管理思路及管理辦法還沒有真正適應證券市場的要求，也就是說改制滯后。 　　可以想像，如果上市公司的董事會對上市公司的規范化運作沒有足夠的認識，對董事會秘書的作用也不會有充分的認同?？赡艹霈F兩個方面的問題：一方面，將公司上 市之后的多出來的工作交給董事會秘書去做，但是并沒有在機構設置、工作人員配備、管理制度方面給予配合。而當董事會秘書對公司董事會的一些做法提出疑義 時，往往得不到理解；另一方面，公司對董事會秘書寄予較大的期望，由于董事會秘書自身素質等原因造成不勝任董事會秘書工作，而產生公司董事會對董事會秘書 工作的不信任感。無論出現哪一種情況，董事會秘書的工作都處于一種被動的尷尬局面。 　　董事會秘書的職業風險最終將反映在承擔有關法律責任，受到董事會的解聘等處罰上。 　　董事會秘書職業風險的防范 　　從個人角度來說，董事會秘書職業風險可以從以下幾個方面防范： 　　1、具備專業知識，提供專業意見。 　　董事會秘書應該具備一定的專業知識，這是董事會秘書的職業所必須的。不僅要掌握公司法、證券法、上市規則等有關法律法規，還要熟悉公司章程、信息披露規則， 掌握財務及行政管理方面的有關知識 。只有這樣，才能有效的行使董事會秘書的職責，對董事會提供全面的專業意見，保障公司規范化運作，從而確立董事會秘書 在公司的地位及作用。 　　2、遵守職業操守，履行專業職能。 　　董事會秘書應當遵守公司章程，承擔高級管理人員的有關法律責任，對公司負有誠信和勤勉義務，不得利用職權為自己或他人謀取利益。董事會秘書作為專業人士，遵守職業操守，保持個人的品格和地位是履行專業職能的首要條件。 　　董事會秘書作為公司的高級管理人員，知道很多公司在決策與投資方面的安排，保守公司的秘密，避免公司對股價有影響的消息通過非正常的渠道傳播。當得知公司作 出或者可能作出違反有關法律、法規的決議時，應及時提醒公司有關人員，并拿出解決問題的辦法。這樣做一方面可以提升公司董事會對董事會秘書的信任程度，另 一方面也能有效的防范風險。 　　董事會秘書也有權行使如下職責： 　　協助董事會依法行使職權，在董事會違反法律法規、公司章程及證券交易所有關規定作出決議時，及時提出異議，如董事會堅持作出上述決議，應當把情況記載在會議紀要上，并將會議紀要馬上提交上市公司全體董事和監事。 　　協助董事及經理在行使職權時切實履行境內外法律、法規、公司章程及其他有關規定。在知悉公司作出或可能作出違反有關規定的決議時，有義務及時提醒，并有權如實向中國證監會及其他監管機構反映情況。 　　3、積累工作經驗，提高工作質量。 　　董事會秘書在工作實踐中，積累出了不少好的經驗，這些經驗都有利于董事會秘書有效的防范風險。 　　注重工作方法，對董事一視同仁，提供同等專業意見，與董事保持良好的關系，提高董事對董事會秘書的信任程度。爭取董事會成員對董事會秘書工作的理解和支持，建立良好的工作環境。 　　提高工作技巧，對董事會的議案要事先提出專業意見，在有可能違反有關法律、法規時，在會前要表明自己的觀點，協助董事會在不違反有關法律、法規的前提下，提 出解決問題的方案。不要等到董事會議上提出反對意見，避免在董事會議上引起爭議。如需要請專業會計師或專業律師提供意見時，應在會前安排專業人士到場。 　　董事會秘書應向職業化、專業化方向發展 　　中國的董事會秘書專業隊伍經過近十年的發展，目前已有二千多專業人員，從1999年11月起，上海、大連、湖南、青島、山東、海南等地相繼成立了董事會秘書協會，這些協會主要起到了自律及為會員服務的作用。 　　與國際上公司秘書專業人士相比，中國的董事會秘書任職資格的標準上已基本上與國際接軌，但在就業程序上有所不同。一般來講，國際上先是取得了公司秘書的資 格，才可去應聘公司秘書的職位，而在中國，一般是先由董事會聘任，有了職位，再經過兩個交易所培訓取得任職資格。 　　從中國董事會秘書的現狀來分析，有效的防止職業風險應該從根本上解決。我認為，推動董事會秘書向職業化、專業化方向發展應該是一條有效的途徑，而目前中國已經具備了這種客觀條件。 　　1、促進成立全國性的董事會秘書專業協會。成立全國性的董事會秘書專業協會，有利于統一全國董事會秘書的專業管理，加快各地區董事會秘書的合作及交流，促進發 揮董事會秘書專業人士的作用，保護董事會秘書的權益。有利于開展與國際間同業的交流和合作，與國際標準接軌，使董事會秘書作為專業人士可以走向世界。 　　2、強調董事會秘書是一個專業人士，發揮其在公司治理中的作用。在目前討論的有關公司治理中，董事會秘書應作為一個專業人士發揮作用。在董事會秘書現有的職責 中，很多都是保障公司治理準則的實施。如董事會秘書的職責包括：幫助上市公司董事、監事、高級管理人員了解法律法規、公司章程、股票上市規則及股票上市協 議對其設定的責任。 　　為強化公司董事會的戰略決策和導向功能，董事會秘書應確保公司董事會決策的重大事項嚴格按規定的程序進行。根據董事會要求，參加組織董事會決策事項的咨詢、分析，提出相應的意見和建議。受委托承辦董事會及其有關委員會的日常工作。 　　3、建立董事會秘書人才庫，只有將董事會秘書作為專業人士，通過考試、工作經驗及個人品格的標準，培養一支符合國際水準的專業隊伍，促進董事會秘書專業人才的正常流動與競爭。 　　董事會秘書向職業化、專業化發展，成立全國性的專業團體，在加強專業素質、強化職業道德、提高董事會秘書的地位、提供為會員服務的同時，可以更有效的防范職業風險，并發揮其應有的作用。

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