建立有效的企業信息結構

發布人：admin     日期：2007-04-16

建立有效的企業信息結構

所謂企業信息結構系指企業運作過程中各種類型信息及其功能以及企業信息溝通的基本方式的總和。其基本特征表現為：經濟結構日益復雜、市場規模日益擴大、信息技術迅猛發展。信息的生產能力大幅度提高、傳遞速度也加快。在這種環境中，信息和資本、勞動力、原材料、設備一樣已成為主要生產要素。因此探討企業信息結構的合理、有效性不僅具有必要性也具有可能性。       一、企業信息需求的基本類型       一般說來，企業運行過程中，信息的需求可以分為兩大基本類型：企業內信息的需求和企業外信息需求。      企業內信息系指企業內部產生的各種信息，包括企業內部諸如財務等各種信息。企業內信息需求的根本目的是了解企業目前的基本狀況，一方面在經營決策時作為分析企業內部條件的依據；另一方面作為一種主要的診斷工具，監控企業的正常運行。這些信息來自一系列原生的、初級的信息形態，這些原生的、初級的信息是企業最基本的信息需求。這些信息需求包括：      生產信息：主要是反映生產過程的信息：如生產計劃、工序管理、工藝流程等信息；庫存信息、在制品信息等。            會計信息：會計信息主要是資金運動信息，包括資產、負債、權益、收入、費用和利潤及其相互關系。會計信息是從事量—本—利分析的基礎。所謂量—本—利分析系指分析收入(量)、費用(本)和凈收益(利)之間的相互關系。這種分析是管理者經常性的一項工作。      營銷信息：營銷信息是企業信息結構的最重要的組成部分，是一個完整的了結構。營銷信息作為企業的內信息的部分主要是：訂單—裝運—應收款帳單和銷售報告等一系列銷售信息。           技術信息：技術信息系指有關企業產品的技術基礎的信息，廣義地說每個產品都有其技術含量，技術信息展示了本企業產品是基于何種技術條件生產的，其技術和同行比較是否先進，其他企業是否能夠生產該產品，實現該技術的投入是多少，企業的技術手段、科技開發能力 和組織情況等。技術信息是一種競爭能力信息，是企業賴以生存的基礎之一，一般說來是屬 于商業秘密范圍。           人才信息：人才是企業生存發展的重要條件之一，企業經營者需要對企業各種層次的人才結構和分布使用情況以及稀缺人才有一個清晰的了解。企業的人才信息應能夠反映各種人才的諸如簡歷、專長、教育背景等基本情。           企業外信息系指企業以外產生但與企業運行環境相關的各種信息。如市場信息、金融信息、科技發展信息、法律法規信息等。春主要職能是在經營決策時作為分析企業外部條件的依據，特別是確定企業發展的中長期戰略目標和計劃時更需要充分的外部信息。企業外信息主要包括以下內容：        宏觀社會環境信息：包括國內外政治經濟形勢、社會文化狀況、法律環境等，所有這些信息都會對企業發展產生影響。       相關科學技術的發展信息：這些信息往往展示了產品發展的方向?，F代科學技術的應用速度大大加快，應用周期的縮短大大刺激了產品科技含量的提高，特別是高科技產品更新速度往往以月為單位。這就要求企業密切關注現代科學技術的發展，加強科學技術的應用研究。           生產資源分布與生產信息：主要包括企業正常生產所需要的設備、原料、外購元器件和零部件、能源等物資的供應情況和來源分布。            市場信息：市場信息是營銷信息的主體，它集中反央了商品供需關系和發展趨勢。包括：(1)、市場需求信息，它又主要由以下三方面組成：購買力信息，它反映了社會購買能力，如用戶(包括個人用戶與單位用戶)的數量與收入情況、用戶的構成、用戶的各種分布等。購買動機信息，反映產生用戶購買動機的各種原因，包括各種偏好等。潛在需求信息。(2)、競爭信息，市場經濟的主要特征在于競爭性，競爭信息主要反映了市場競爭狀況，這對企業制定正確的經營對策具有十分重要的意義。競爭信息包括(ⅰ)、市場分布信息，它反映了市場的基本結構，反映了各種產品的市場占有率。(ⅱ)、競爭對手的基本情況，如競爭對手的數量、地域分布、生產規模與能力、資金情況、技術水平與裝備、產品性能與價格、市場占有、經營策略與手段、服務情況等信息。(3)、用戶信息，包括企業用戶的基本情況和潛在用戶的分布狀況，用戶的主要特點和對支付能力、信用程度等方面的測評。           二、企業信息的有效溝通           有效的企業信息結構應該能夠及時獲得、處理與傳遞企業在整個經營過程中的各種信息，即具有完善的信息溝通功能。企業的信息溝通主要是傳遞管理決策前提的過程，同樣也有正式溝通與非正式溝通兩種方式。正式溝通主要包括：一、根據規定定期舉行的營業會議、財務會議、計劃會議、生產調度會議等。指定參加的人員將在此類會議上，得到有關銷售、財務、生產進度等方面的信息。二、報告制度，那些定期發布的報表、數據、報告等。非正式溝通包括談話、座談會、建議等。           企業的正式信息溝通方式是一種制度化的結構體系，在這個體系中傳遞的信息具有準確性、可靠性和系統性較高、可保存、可評估和定期性等優點。正式溝通渠道中的信息一般是日常的定期報告，如財務報告、研究發展報告、員工手冊、市場調研報告、營銷分析報告、會議報告等，這些定期的制度化的報告系統構成了企業主要信息流。對于一些非定期的信息需求，正式溝通渠道也可以通過自身的一整套程序來滿足。正式信息溝通渠道包括縱向信息傳遞過程，一些與企業管理者決策有關的信息來自下層，如財務信息往往來自企業的財務人員而不是決策者。正式溝通渠道確保了下層信息向上層決策者傳遞，也保證了決策層的決策信息向下層傳遞。正式溝通渠也可以是一種橫向的溝通。一個部門的信息也可以而且有義務向平級部門提供所需信息，如購買部門向生產部門提供到貨信息。由于正式信息溝通系統是一種制度化的溝通體系，可以確保信息的正常流通，所以正式信息溝通是企業信息溝通的主體。當然，正式溝通渠道也有缺點，表現在(1)由于向上報告制度其信息傳遞的決定權在下層，所以對下層不利的信息可能無法傳遞到決策層，如果決策層僅僅依靠正式渠道，可能不能得到全面的信息，特別是一些情緒化的信息。(2)報告制度傳遞信息的可靠性、準確性和系統性是以犧牲速度為代價的，所以信息的溝通的速度較慢。信息的反饋速度也較慢，不能立即向信息提供者反饋信息。(3)正式信息溝通特別是報告制度一般要整理起草正式的書面報告，所以不很便利。           非正式溝通信息傳遞速度較快，以面對面的溝通使得信息反饋基本上是同時進行的。其次，非正式溝通可以脫離企業的等級結構，建立在人際關系基礎上，信息傳遞更具主動性。再者，正式溝通往往是例行公事，而非正式溝通更具目的性和針對性，其效率也更高。非正式的信息溝通渠道的缺點也是很明顯的，在非正式溝通渠道中的信息可靠性和系統性程度較低，信息的準確性或多或少、有意無意地受人為因素的影響。如果決策者只注重非正式渠道的信息，也難以獲得完整的、系統的和準確的信息。           總之，一個有效的信息溝通結構需要建立一種合理的正式溝通體系，同時也要保持一個較為合理、負責的非正式溝通作為補充。兩者不可偏廢。           三、信息信息系統的有效組織           有效的企業信息結構需要建立一個有效的信息組織體系予以保障，使企業的信息集中有序化管理，以便高效優質地滿足企業對各種信息的需求。所以為了提高信息管理的總體效率，需要建立一個集中管理企業信息的專門機構。這個機構承擔以下四個功能：           信息匯總與收集功能，一是將分散于各部門的信息匯總起來，形成一個權威的內部信息庫。在信息匯總的同時，對各種信息進行檢驗與評詁，以保證信息的準確性。二是有選擇地收集企業的外部信息。收集外部信息有兩層含義，首先是收集與本企業密切相關的信息，如與企業生產相關的科技信息等。其次企業的信息管理機構應成為企業與社會信息服務機構溝通的橋梁，以便最大限度地利用社會信息資源。           信息管理與檢索功能，即對匯總與收集的信息進行有序化管理，使得信息成為一種有機整體，便于多途徑檢索，隨時滿足查詢要求。           信息分析與處理功能。信息的分析與處理有三層含義：首先是信息選擇與過濾，正如西蒙所說的：“信息不必只因為存在就非被處理不可?！泵鎸Υ罅康男畔?，“我們可以根據需要的迫切性，從大量信息中選擇那些看來對我們有用的信息，而忽略其余信息?！逼浯?，需要對信息進行有效分析，“去偽存真，去粗取精”。再次，要利用各種方法對信息進行處理，根據信息對現狀進行描述及對未來進行預測。這是利用信息的根本目的。信息的重要價值之一就在于它對未來具有預見性。           信息協調與溝通功能，信息管理機構要對企業各部門的信息工作進行協調、指導與監督，同時作為企業信息溝通的主要樞紐。           信息反饋功能，信息管理機構一方面為企業決策提供有效的信息服務，另一方面又將決策的執行情況反饋到決策層，不斷完善決策過程。

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