采購制度

一、采購管理制度
１．潔自律，嚴守工作紀律。不接受供應商禮金、禮品和宴請；
２．嚴格遵守采購規范流程，按流程辦事；
３．能及時按質按量地采購到所需物品；
４．嚴格供應商選擇、評價、甑選以保證供應商供貨質量；
５．加強采購的事前管理，建立完善的設備價格信息檔案，以有效地控制和降低采購成本并保證采購質量；
６．科學、客觀、認真地進行收貨質量檢查；
７．處理好與供應商的關系，幫助供應商解決一定的問題；
８．認真分析采購工作，改進流程、規范和采購標準，提出有助改進公司和供應商服務水平的建議；
９．做好采購相關文檔的存檔、備份工作；
１０．在滿足公司需求的基礎上最大限度降低采購成本；
１１．所有采購, 必須事前獲得批準. 未經計劃并報審核和批準，除急購外不得采購，急購需
按《緊急采購管理流程》要求進行采購，并由總經理批核；
１２．凡具有共同特性的物品，盡最大可能以集中計劃辦理采購，可以核定物品項目，通知各請購部門依計劃提出請購，然后集中辦理采購；
１３．采購物品在條件相同的前提下應在正在發生業務或已確認的供應商處購買， 不得隨意變更供應商；
二、采購流程
1、采購原則
a.采購經辦人員接獲請購單后應依請購的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應商進行詢價、比價并經分析后議價。
b.采購申請人在采購過程提出撤消采購申請時，采購經辦人員要及時轉入撤消程序，即中止本次采購作業，并在相關單據上加蓋撤消章。
c.采購經辦人員詢價完成后，于請購單詳填詢價或議價結果及擬訂訂購廠商交貨期限與報價有效期限經主管審核，并依請購核決權限呈核
2、常規材料設備采購
3、小額應急采購
三、采購部職責與績效考核
1、采購部工作職責
i.建立供應廠商與價格記錄；
ii.采購方式設定及市場行情調查；
iii.詢價、比價、議價、訂購工作；
iv.送貨進度控制與逾送督促；
v.來貨質量、數量異常處理；
vi.付款整理、審查；
vii.提交采購工作報告。
2、采購主管績效考核標準
采購主管的績效標準
工作職責       績效指標       績效標準
完成項目所需的采購工作       使申請部門得到所需的設備和材料
1.     一個月內各部門投訴沒有在承諾的期限內得到設備或材料的次數不超過1次；
2.     一年內因采購的設備型號錯誤造成的退貨次數不超過2次；
3.     項目采購的成本控制在預先設定的范圍內。優秀績效的表現：
*盡可能地推遲付款時間；控制進貨速度，使庫存最小
*向多方供貨商詢價，得到性價比最佳的供貨。
改進采購的工作流程和標準       改進了的流程或標準  上級主管人員對以下方面表示滿意：
*所有的采購有關流程和工作標準每年至少進行一次修訂；
*相關的規定得到了正確的發布和溝通；
*在流程中能夠考慮到對不同情況的區別對待。
供貨商關系管理       供貨商關系   
1.對大的供貨商能定期進行拜訪；2.供應商總數減少，使供貨更為集中。
優秀績效的表現：能夠幫助供貨商解決一定的問題。
向管理層提供采購報告       管理層所得到的信息       管理層對如下方面表示滿意：
*提供的采購報告有意義；
*報告有助于改進本公司以及供貨商的服務水準。
四、采購報告必須具備要素及分析圖表
采購主管須將每個月的采購工作進行總結、分析以供上級了解工作情況，發現采購工作中的不
足，讓上級肯定其作為的同時能及時給出改進意見或指示。
采購工作報告至少須包含以下要求和分析圖表：
1、本月采購貨物的類別與比例
2、本月因采購型號錯誤存在退貨的次數
3、本月各供應商供貨的金額及分布情況
4、詢價與議價結果的差異總金額及各供應商的差額分布情況
5、供應商送貨效率
6、各供應商存的問題及改進建議
7、采購中存在的問題及改進建議
l       采購工程師

1. 生產原材料和設備備件采購
（1）查詢生產原材料的庫存情況和設備備件使用情況，了解需要采購的信息；
（2）確認采購品種數量，制訂采購計劃，報主管或總經理核準；
（3）向供應商確認訂單，跟蹤訂單生產進度及交貨情況；
（4）安排提貨員提貨或倉庫收貨；
（5）安排驗貨；
（6）處理所購產品質量糾紛；
（7）安排向供應商付款；
（8）建立供應商資料，定期不定期與供應商進行溝通。
2. 新供應商開拓
（1）制作材料試用報告，報批后納入正常采購計劃；
（2）查詢新材料供應商；
（3）向潛在供應商詢問產品類型、質量、價格、交貨期等相關信息；
（4）建立新供應商資料。
3. 完成上級委派的其他任務。
l            采購人員
匯編信息和記錄，為工業、政府或其他單位采辦物資制定采定單。核對申請購買物的名稱和規格。仔細檢查倉庫存貨記錄。確定手頭物資數量是否足夠。翻閱商品目錄，以獲取有關價格和規格等信息。書寫或打印購貨定單，并將副本送交供貨商和起運部門。匯編所購物品或在部門間轉讓物品的記錄，以及價格、交貨和存貨記錄。與供貨商交涉，確定延遲供貨的理由。
能夠比較價格、規格和交貨日期，并將合同給與投標者，與推銷員或郵購公司簽署定單。能使用計算機計算購買物品的總價。能根據規章制度將優先權分成不同等級。能將供貨商的單據和投標書或購貨定單進行核對。
國內物資采購供應工作制度
（一）加強物資的計劃管理。根據各部門上報的年度所需物資計劃及倉存情況，每年第四季度統籌做好第二年的物資供應計劃，力爭按時準確上報公司年度材料計劃。 
　?。ǘ┘訌娢镔Y訂購合同的管理。物資合同的簽訂是一種經濟責任，必須由物資供應部統一對外簽訂，其它單位（部門）不得對外簽訂合同，否則財務部拒絕付款。在簽訂合同前應主動征求有關部門和生產單位的意見，盡量做到采購回來的物資符合質量要求，使用部門滿意；同時要對購貨合同進行登記，便于辦理提貨及時付款手續。每年第一季度要根據年度的計劃，尋找供應商，簽訂全年的大宗工程，維護物資的供貨合同，以保證大宗物資供應的穩定可靠性。 
　?。ㄈ┖炗喓贤奈镔Y由供應室根據倉存和工程、維護用量情況實行分批進貨。常用零星物資要根據要求部門的需求量和倉存情況進行分散進貨，做到物資無積壓，數量品種充足又齊全。 
　?。ㄋ模┪镔Y進倉實行質檢員、倉管員、采購員聯合作業，對物資質量、數量進行嚴格檢查，做到貨板相符，把好物資進倉質量關。 
　?。ㄎ澹┎少彉I務工作人員要嚴格履行自己的職責，在訂貨、采購工作中實行“貨比三家”的原則，詢價后報領導核準供應商，不得私自訂購和盲目進貨。在重質量、遵合同、守信用、售后服務好的前提下，選購低價物資，做到質優價廉。同時要實行跟蹤辦事負責到底的責任制，不得無故積壓或拖延辦理有關商務、帳務工作。 
　?。檎莆账蚕⑷f變的市場經濟商品信息，如價格行情等，物供人員必須經常自覺學習業務知識，提高商務工作的能力，以保證及時、保質、保量地做好物資供應工作。 
　?。ㄆ撸┪镔Y供應工作必須始終貫徹執行有關政策法令，嚴格遵守本公司的各項規章制度，做到有令即行，有禁即止。全體物供人員必須牢固樹立企業主人翁思想，盡職盡責，在商務工作中做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。