大家都知道著名的精益生產七大浪費(TIMWOOD),而事實上,如果管理工作不到位,也會造成極大的浪費,它不像出現廢品那樣直觀,因此而管理浪費經常被忽視,甚至被視之為理所當然。以下7種管理浪費,你有沒有遇到呢?
1、管理工作“等”
在管理工作中,等待的浪費主要表現在以下幾方面:
等待上級的指示:上級不安排工作下級就坐等,上級不指示下級就不執行,上級不詢問下級就不匯報,上級不檢查下級就拖著辦……這種心態指引下,很多工作是在多次檢查和催辦下才完成的,造成極大的浪費。
等待下級的匯報:任務雖已布置,但是沒有檢查、監督。不主動深入調查情況,掌握第一手資料,只是被動地聽下級匯報,不做核實就做決定或者向上級匯報,都將帶來嚴重的管理問題。
等待對方的回復:“我已與對方聯系過,什么時候得到回復我無法決定,延誤工作的責任應該由對方負責,我只能等。追究責任也不怕,我某月某日把這份文件送給對方,這里記錄得很清楚,對方不回復我能怎么辦?你還是和對方聯系一下吧,以免耽誤工作?!?這樣的對話出現在工作中,就要引起充分的警惕。
等待生產現場的聯系:職能部門不主動去為現場提供服務,而是坐等現場的聯系,有時還很不耐煩,認為多等一會有什么了不起,卻沒有設身處地去為現場著想,嚴重地影響了生產現場問題的及時解決。
對于這種浪費,根據不同企業的文化氛圍,如果不能用Y理論激勵員工去消除等待的浪費,就需要用X理論去加強管理(X理論認為人們有消極的工作源動力,而Y理論則認為人們有積極的工作源動力),對于較重要的工作,可以用5W1H來進行計劃分解,然后進行控制、檢查和考核。
2、管理工作無序
缺乏明確的規章、制度、流程,工作中容易產生混亂,有令不行、有章不循,按個人意愿行事造成的無序浪費,更是非常糟糕的事。
職責不清造成的無序:由于制度、管理等方面的原因,造成某項工作好像兩個部門都管,卻糾纏不休,原來的有序反而變成無序,造成極大浪費。例如:某個部門某個人,當看到一項工作比較緊急,如果不做就會影響到公司利益時,進行了補位。這時就出現了一種怪現象:責任部門反而放任不管了,這也是一種無序。
業務能力低下造成的無序:素質低下、能力不能滿足工作需要,都會造成了工作的無序。應該承擔某項工作的部門和人員,因能力不夠而導致工作混亂無序;當出現部門和人員變更時,工作交接不力,協作不到位,原來形成的工作流程經常被推翻,人為增加了從“無序”恢復到“有序”的時間。
有章不循造成的無序:隨心所欲,把公司的規章制度當成他人的守則,沒有自律,不以身作則,不按制度進行管理考核,造成無章無序的管理,影響員工的積極性和創造性,影響部門的整體工作效率和質量。這種人為造成的無序危害更大。
業務流程的無序:直線職能制的縱向部門設置,對橫向的業務流程嚴重割裂,各部門大多考慮一項工作在本部門能否得到認真貫徹,而很少考慮如何協助相關部門順利實施。通??紤]以本部門為中心,而較少以工作為中心,不是部門支持流程,而是要求流程圍繞部門轉,從而導致流程的混亂,工作無法順利完成,需要反復協調,加大管理成本。
這些無序出現的頻次多了,就會造成企業的管理混亂。管理者應該分析造成無序的原因,努力抓住主要矛盾,使無序變為相對有序,從而整合資源,發揮出最大的效率。
3、協調不力企業喪失凝聚力
所謂協調,就是指組織中的一切要素、工作或活動要和諧地配合,以便于組織的整體目標能夠順利實現。而如果在管理工作中協調不力,就會造成工作停滯等方面的浪費:
工作進程的協調不力:某些工作應由哪個部門負責沒有明確界定,處于部門間的斷層,相互間的工作缺乏協作精神和交流意識,彼此都在觀望,認為應該由對方部門負責,結果工作沒人管,原來的小問題也被拖成了大問題。
上級指示的貫徹協調不力 :對上級的工作指示及相關會議布置的工作沒有傳達,即使傳達了卻沒有進行有效的協調來組織落實,形成口號接力,工作在本部門出現停滯,沒有得到有效地貫徹,形成工作盲區。
信息傳遞的協調不力:信息流轉到某個部門出現了停滯,使應該得到這些信息的相關部門掌握不到,難以有效地開展工作。信息沒有分類匯總,停滯在分散之中;信息沒有得到充分分析、核實和利用,依舊停滯在原始狀態之中;信息不準確,造成生產盲目、物資供應混亂、計劃的頻繁調整、沒有效益的加班及庫存的增加。
業務流程的協調不力:絕大多數的管理活動,不是一個部門所能獨立完成的,需要兩個以上部門相互配合,按橫向的業務流程來完成。但是由于縱向部門設置對業務流程的割裂,會形成一些斷點。
協調不力是管理工作中最大的浪費之一,它使整個組織不能形成凝聚力,缺乏團隊意識、協調精神,導致工作效率的低下。
4、生產經營要素閑置
我們把管理工作中的庫存浪費稱之為“閑置”。機構重疊,職能重疊……形成人浮于事,使生產經營要素不能得到有效利用,造成了閑置的浪費。
固定資產的閑置:過于樂觀地估計了市場形勢和低估了生產潛力,熱衷于擴大規模,容易導致固定資產的閑置,廠房、生產設備等因開工不足而導致浪費,使公司的成本升高,利潤降低,競爭力下降。
職能的閑置或重疊:公司在進行組織設計時為某些部門設置了一些職能,但在實際工作中,該職能卻沒有發揮作用,造成了部門職能的閑置,而且對公司的相關工作產生了影響。
工作程序復雜化形成的重疊:在某些情況下,對于一些不重要的任務,上級其實只承擔簽字的職能,但如果沒有上級的簽字或認可,則業務就無法進行,會出現等待和停滯等浪費。
人員的閑置:人多好辦事,都強調本部門工作的重要性,增加人員,三個人干兩個人的工作。
信息的閑置:公司內外充斥著大量的信息和原始數據,本應當從中汲取有用的信息,但管理層未經過匯總、分析等處理,進行放大輸出。
扁平化管理、業務流程再造、組織再造、過程管理等方法,都是工作流程化、規范化、職責化的有效措施,可以從某種程度上減少閑置的浪費。
5、應付
顧名思義,應付就是工作雖然干了,但是不主動、不認真,敷衍了事,不追求最好的結果,從而缺乏實際效果,是責任心不強的一種表現形式,這種浪費在工作中是經常見到的。
應付基礎工作:在體系管理中,許多應該日常進行的工作沒有認真去做,不重視日常規范管理,缺乏踏實的基礎工作,稽核前突擊表面工作,以應付檢查,實際效果可想而知。
應付檢查:公司布置的工作,沒有按計劃要求去完成,只做一些表面文章,去應付公司的檢查。
應付導致前松后緊:在涉及系統性和流程性工作時,如果前面不認真,則將對后續工作產生較大的影響,例如交貨期確認不準確、不及時,就會導致生產制造系統出現額外加班等多種浪費。
應付造成虎頭蛇尾:在工作中沒有計劃與自查,做事只做前面,隨著時間的推移,后面的就忘做了甚至不做了。
對這種司空見慣的浪費現象,決不能麻木不仁,聽之任之,而應該建立健全以績效為中心的監督考核機制,以減少浪費。
6、低效
工作的低效率或者無效率:相對于管理工作的高效率而言,低效率造成的隱性浪費是非常大的;原來只要一個人承擔的工作,需要兩個以上人員來完成;應該按計劃完成的任務反復拖期。
錯誤的工作是一種負效率:沒有一次把事情做好就是最大的浪費,應該正確完成的工作被做錯,會出現返工、重做、糾正等浪費,甚至影響到整體。
低效率是由什么原因造成的呢?
其中因素包含很多,例如:方法不當、組織內思維僵化等,需要管理者自身提高學習能力,增強管理技能。
7、管理無“理”可依
管理成本是企業成本構成的一項重要組成部分,即各職能部門在生產、供應、設計、品質、財務、營銷等過程中產生的費用成本。管理必須依“理”行事,來控制成本,減少浪費。
目標指標不合理:管理是要有“理”可依,但前提是“理”是正確的。如果“理”本身出現了問題,或者我們理解錯了,那么結果就可想而知了。
計劃編制無依據:下達了目標指標,卻不知道怎樣分解,靠“拍腦子”和想當然去制定預算和計劃,缺乏可執行性。對于非量化的工作,不進行細化,不具備可操作性。短期計劃沒有圍繞中長期計劃進行編制,兩者之間出現脫節和背離,沒考慮連續性。將帶來極大的危害。
計劃執行不嚴肅:上級沒通知我,我不知道計劃的內容,所以無法執行;實際情況變化過快,使計劃無法執行;由于前道環節工作沒有及時完成,致使計劃無法完成;公司制訂的目標、指標由于執行有困難而不予落實,按照自己想象的內容去執行;
計劃檢查不認真:計劃出現了偏差,要么是計劃報高了,要么是計劃漏編了,不去思考如何改變,用完成的心態去做。
計劃考核不到位:由于無法了解和掌握計劃的進度和完成情況及存在問題,而難以實施考核。發現問題后,措施不到位,致使下期的計劃中又沒有體現或糾正,導致問題長期存在。
投入產出不匹配:目標指標雖然完成了,但是成本是否過高?投資回報率是多少?已經知道要得不償失,但因為已經向總公司提交了計劃,而硬著頭皮干到底,使企業繼續遭受損失和形成新的浪費。
管理工作中的“七種浪費”,要比豐田生產方式所指出的生產現場中的“七種浪費”嚴重得多,但是解決起來也困難得多。
因此,我們必須對消除浪費活動的艱巨性和長期性要有清醒的認識。從消除點滴的管理浪費做起,向著徹底消除浪費的目標一步一步地走下去。