說起文檔，職場人都有一把心酸淚。只有一個PDF供參考，卻讓你交Word；剛改成Word上交，又要一個PPT。剛寫好的內容合并到別人的文檔格式里，一不小心就亂成一窩粥。淺底深色字的PPT做好了，又讓你改成深色底淺色字的… …

怎么可以這么崩潰？！先別著急，說句題外話，你每次收到快遞的時候，是不是特別開心，急不可待的想打開包裝看到商品？那我們就從這個角度來重新思考一下。

如果把文件比作有外包裝的商品。那么內容（也就是我們打開文件看到的圖、文，聽到的聲音等）就如同是商品本身，文件類型（如.doc/.ppt/.xls/.pdf/.jpg等）就好比是包裝方式（類似盒裝、聽裝、罐裝還是散裝），而樣式（比如背景色、字體大小、顏色等）就是外包裝的精美程度。

如果理解了這一點，從本質上來說，每天處理的文檔就是格式（包裝方式）+內容（商品本身）+樣式（外包裝的精美程度）的隨機組合。而我們整理文檔的過程，就是撕包裝（打開不同類型的文件）+取商品（獲得內容本身）+再整理（按照新要求重新打包裝）+做美化（設計新的外包裝樣式）的四個步驟的過程。

整理和美化的過程因需求而異，我們先講講前2步，如何更快速的撕包裝（打破不同格式的界限）和取商品（拿出來自己想要的內容）。

絕招 1

●●《PPT一次性獲得文字和圖片，提高效率100倍》●●

任務描述：某200頁的PPT，把文字，圖片、視頻、音頻等都整理出來。

常規做法：文字一頁復制粘貼到某文檔，圖片、視頻、音頻等文件點”另存”到文件夾里。按每頁PPT最少10秒鐘來算，大約需要2000秒。有更好的辦法嗎？

獲得文字：PPT另存為大綱/RTF文件（*.rtf），然后，所有的文字，就都被存儲到了RTF文檔（用Word可以打開，里面文字的格式和PPT里的大小和顏色一致），再把這些文字都粘貼到txt文本文檔上（所有的格式就都消失了），然后再粘回Word文檔里。

獲得圖片、視頻、音頻等：關閉PPT后把文件后綴名（比如.pptx）強行改成.zip，系統會提示你“修改文件擴展名，會導致文件不可用“，點“是”即可。這時該PPT文件變成了一個文檔壓縮包，在解壓后的文件夾中找到ppt/media/這個文件夾，圖片、視頻和音頻等文件就都在里面。不要忘記把.zip的后綴改回去，這個文件就又復原成了一個PPT。

以上2個過程，一般只要20秒，速度至少效率提升100倍！

額外提醒：PPT的文字在表格或SmartArt里的；或者視頻不是內嵌在PPT中，而是指向其他文件或網絡地址的，以上2種情況，這部分內容都無法獲取，只能手工整理）

絕招 2

●●《另存新格式來實現，Word一次性獲得全部圖片》●●

任務描述：這是一個200頁的Word文檔，里面有很多圖片內容，你需要一次性獲得全部的圖片，該怎么辦呢？對，也許你想到了，用和PPT一樣的處理方式，改后綴名啊，遺憾的是，解壓后的文件并沒有你想要的文件夾，翻遍了整個文件夾，你也找不到任何一張圖片文件，這是因為PPT和Word的存儲方式是不一樣的，那么，你該這么辦呢？

常規做法：打開word文檔，看到圖片就點另存為圖片到桌面，一頁一頁的整理。

獲得全部圖片：將Word文檔另存為網頁格式，會在桌面自動生成一個html格式的文件，附帶還會生成一個xxxx.files的文件夾（xxxx的部分隨文件名字不同而不同）。

打開這個文件夾，里面有各種各樣的文件，按照文件類型排序，將所有圖片內容都復制走了就可以了。

那么該如何一次性獲得全部文字（最好是不帶樣式的）呢？這個，Word本身就是處理文字見長，一次性全選，粘貼到txt文檔里，就能獲得全部的不帶樣式的文字了。

絕招 3

●●《文件編輯被限制，無法從Word中復制編輯文字》●●

任務描述：你收到了一個奇怪的Word文檔（可能是標書等很正式的文檔）。這個文檔看著對你很友好，可以打印，也可以看。這個文檔對你也充滿了敵意，你無論怎么做，都不能復制和修改，因為對方在文件上設置了密碼，做了限制，可是你現在就需要獲得上面的全部文字，用于一個新文檔的編輯，這可怎么辦？

常規做法：受上一步的啟發，用另存的方式試試？把文件存為了另外一個文件名，還是無法復制和編輯；另存為其它格式，但是這個限制依然存在，還是無法復制和修改，這可這么辦？難道手工再打一遍？

獲得限制編輯的文字：還是要采取另存為其它格式的方式來實現，不過要另存為TXT格式，這樣仍然可以獲得全部的文字內容，然后粘貼回某個空的Word文檔里，這樣源文件自帶的限制編輯和復制的枷鎖也就一起解除了！

這個方法，又可以幫你節省多少時間呢？

額外提醒：不要用這個去做違法的事情哦，另外，粘貼到TXT會失去原有的文本樣式，可能需要你重新的在Word里做一下排版哦，但是這可比重新打一遍的速度快多了。

絕招 4

●●《從網頁上一次性獲取全部圖片》●●

任務描述：你有一個十萬火急的任務是要獲取2018年世界杯的參賽的32個國家的國旗照片，用于公司的一個網上文案的宣傳，該怎么辦呢？在這里，你至少需要做3件事，1是要知道是哪32個國家參加世界杯，包括分組情況等；2是要找到這32個國家的國旗圖片；3是要將這些圖片處理一下，按照同高度或者同寬度的方式，這樣方便后期排版使用。你只有5分鐘，該怎么辦？

常規做法：打開搜索引擎，先找到分組名單，然后根據分組名單，一個一個的搜索國旗照片，找全后，再一個一個的調整尺寸，運氣好的話，一張國旗大概用時1分鐘，半個小時也許能完成。

高效率的做法，也許可以一次完成上面的全部內容。

找著名的體育資訊網站：通過搜索引擎找一個比較出名的體育網站，在世界杯的專題報道里都能找到含32強的對陣圖，頁面已經寫好了分組，國家名稱，并且用對應的國旗圖片來表示。

網頁另存到本地：在瀏覽器窗口（Chrome等瀏覽器等最好）空白的地方，點另存，保存為網頁格式，保存到桌面上，就和上面我們說的Word另存為網頁結果的情況差不多，桌面上會出現一個Html的文件，和一個文件夾，打開文件夾，按照文件類型排序，查看縮略圖，32個國家的國旗圖片都在里面了。

額外提醒：除非對方的網頁做了特殊設置，比如使用的所有的圖片都是引用的來自其他網站的鏈接，那么可能是無法獲得圖片的，但是這種情況極少，國旗可以這樣做，但是其他圖片可能會有侵權的風險，要小心。

絕招 5

●●《PDF的終極絕招——強悍的Adobe AcrobatXI Pro》●●

任務描述：你獲得了2個PDF的文件，1個用Word另存而來的，另外1個是用PPT另存而來的。你需要對著2個文件進行適當的編輯，但是你沒有源文件。

常規做法：想辦法把這2個文件轉回PPT或者Word來編輯，所以需要找某些PDF編輯工具，有就帶有PDF轉其它格式的功能，還有的網址提供網頁版的在線的轉化工具，不過轉出來的質量和效果有好有壞。

從Adobe官網下載Adobe Acrobat XI Pro：這個軟件是編輯PDF以及轉化PDF效果最好的軟件。下載后安裝即可，你可以先不購買序列號，選擇試用30天即可。當然，該軟件功能非常強大，強烈建議購買正版序列號。注意軟件名稱哦，只有這個版本有這么多功能。

從PDF轉成Word/PPT：打開PDF，從工具中選擇導出的格式，稍等片刻后即可。然后就可以按照Word或PPT的方式正常進行編輯了。

彩蛋環節：該軟件還可以有很多妙用，下面舉1-2個例子。

Word格式和PPT格式的互換：比如一個豎版A4的Word文檔要轉成橫版的PPT樣式（PPT有從word導入自動生成PPT的功能，但比較復雜，不在本次文章內容范圍內），那么你完全可以把Word的版式，調整為橫版的A4格式，并將邊框都設置為最小。適當的調整字體大小、行距和做分頁后，另存為PDF文件。然后用該軟件，將PDF文件轉為PPT即可。當然，你也可以用類似的方式，完成從PPT到Word的轉變，中間只需要借助一下另存為PDF和這個軟件的格式轉化功能。

將Word內容導出圖片：PPT是可以另存為單張或多張圖片的（在PPT的另存菜單里可以選擇），但是Word是無法導出為圖片的，不過你可以把Word另存為PDF。然后通過該軟件，是可以把每一頁PDF導出為一張張的圖片的。更多的功能和技巧，大家可以繼續發揮自己的奇思妙想。